3 Načina kako smanjiti troškove printanja
Stanite na trenutak i razmislite. Kada ostanete bez tonera ili tinte, morate do trgovine ili naručiti online i kupite novi. Sigurno si ne smijete dozvoliti da jednostavno stanete sa radom i prestanete printati jer morate čekati početak idućeg mjeseca zbog prekoračenja budžeta.
Također, tko u vašoj tvrtki stane i upita se: “Koliko će printanje ovih stranica koštati tvrtku?”
Vjerojatno nitko.
Dakle, je li upravljanje troškovima printanja uopće moguće i kako ih značajno smanjiti? Dobra vijest je da zaista jest. Štoviše, vjerojatno je lakše nego što ste mislili.
U ovom blogu ćemo spomenuti nekoliko stvari koje možete početi primjenjivati već danas, a koje će vam pomoći smanjiti trošak ispisa za 10, 20 pa čak i 30%. Provodeći ovih nekoliko jednostavnih postupaka odmah možete početi uživati u ekonomičnijem ispisnom okruženju.
– Postavite print na crno-bijelo. Ukoliko vaš printer, fotokopirni uređaj ili multifunkcijski uređaj imaju mogućnost ispisa u boji, jednostavno postavite standardni (default) način rada na crno-bijeli ili “Monochrome”. Većina ljudi ne shvaća da ispis u boji može koštati i do deset puta više od crno-bijelog. Čak i kada na stranici imate jednu riječ u boji trošak ispisa se u najboljem slučaju udvostručio. Kako biste to napravili, u postavkama ispisa (printing preference), na svakom računalu koje ima pravo ispisa taj uređaj morat ćete ručno podesiti da ispisuje crno-bijelo. Korisnici će i dalje imati mogućnost ispisa u boji kada se za to ukaže potreba, ali ako sami ne odaberu boju, dobiti će ispis kako ste unaprijed definirali.
– Koristite pristupne kodove i kvote ispisa. Mnogi bolji fotokopirni uređaji i multifunkcijski printeri na tržištu u današnje vrijeme nude mogućnost verifikacije putem korisničkog koda za ispis ili kopiranje. To vam omogućuje dvije stvari. Prvo, zahtijevajući korisničke kodove, automatski spriječavate neovlaštene korisnike od korištenja vaše opreme i potrošnog materijala. Drugo, možete generirati izvješća kako biste vidjeli tko ispisuje i u kojim količinama. Svaki dan se napravi hrpa otisaka za koje nije ustvari bilo potrebe. Upotrebom kodova kod ispisa potičemo djelatnike da dvaput razmisle prije nego pritisnu gumb za print.
– Postavite uređaj ili MFP na “Zadržavanje ispisa” (Hold print) kao zadano. “Zadrži ispis” zadržat će posao koji ste poslali na ispis u memoriji dok osoba kojoj je taj dokument potreban na upravljačkoj ploči uređaja ručno ne pusti dokument na print. Osim tonera ovim korakom štedite papir i samim time čuvate okoliš. Kod ove metode moguće je i korištenje šifri za ispis koje je potrebno upisati za puštanje dokumenta na print. To ne samo da smanjuje trošak nepotrebnih ispisa, već i dodaje sloj sigurnosti ne printajući dokument sve dok ga autorizirani primatelj fizički ne pozove.
Ovo su samo tri načina za smanjenje troškova ispisa ali ima ih još mnogo.
Ako želite saznati više o optimizaciji i smanjenju troškova ispisa te započeti put učinkovitije, sigurnije i ekonomičnije infrastrukture za ispis u Vašem poslovanju, Best4Rent nudi usluge optimizacije Vaših troškova. Slobodno nas kontaktirajte na E-mail ili nazovite na +385 01 3680 590 ili odmah zatražite optimizaciju Vaših troškova ispisa.